Comprendre le tableau de bord

Cette page explique tous les concepts du tableau de bord Prospilot Sync. Elle est destinee aux experts et a l'equipe de direction pour comprendre les donnees affichees.

Vue d'ensemble

La banniere de sante

La banniere en haut du tableau de bord indique l'etat general du systeme en temps reel :

Vert — Tout fonctionne correctement. Toutes les fiches sont synchronisees, aucune erreur.
Orange — Des elements necessitent votre attention. Il y a des fiches isolees (orphelins) a examiner, mais le systeme tourne.
Rouge — Des erreurs sont detectees, ou le circuit breaker est ouvert (l'API Notion est indisponible temporairement).

Les 4 indicateurs principaux

Synchronisees

2 847

Fiches parfaitement a jour entre le central et les CRM clients.

En attente

Modifications detectees, en attente d'etre traitees au prochain cycle.

Erreurs

Fiches qui n'ont pas pu etre synchronisees. Necessite attention.

Orphelins

Fiches presentes chez un client mais absentes du CRM central.

Le compteur de synchronisation

En haut a droite, le compteur orange indique le temps restant avant le prochain cycle de synchronisation. Le moteur se declenche automatiquement toutes les 5 minutes pour traiter les modifications recentes. Un cycle complet (qui detecte aussi les suppressions) s'execute toutes les 6 heures.

Les onglets

Clients

Cet onglet affiche la liste de tous les clients actifs et l'etat de leur synchronisation. Les clients avec des problemes (erreurs, orphelins) apparaissent en premier.

Colonnes du tableau :

Client — Nom du client. La pastille de couleur indique l'etat : OK, attention, erreur.
Fiches — Nombre total de fiches (leads) dans le CRM de ce client.
Synchro (%) — Pourcentage de fiches correctement synchronisees. La barre de progression visualise ce ratio.
24h — Nombre d'actions effectuees dans les dernieres 24 heures (modifications, creations, etc.)
Statut — Resume en un mot l'etat du client : OK, nombre d'erreurs, ou nombre d'orphelins.
Fraicheur — Heure de la derniere synchronisation incrementale. En rouge si superieur a 1 heure (client inactif).

Panneau lateral — Cliquez sur une ligne pour ouvrir le detail du client. Vous verrez les statistiques detaillees, l'historique d'activite, les erreurs et les orphelins associes a ce client.

Activite

Ce feed affiche les dernieres actions effectuees par le moteur de synchronisation, dans l'ordre chronologique inverse. Chaque ligne represente une operation sur une fiche.

Types d'actions :

update_unitaire — Mise a jour d'une fiche dans le CRM du client (Central → Client).
update_central — Mise a jour d'une fiche dans le CRM central a partir d'une modification faite par l'expert (Client → Central).
create_unitaire — Creation d'une nouvelle fiche dans le CRM du client (un nouveau lead du central est copie chez le client).
delete_unitaire — Suppression d'une fiche dans le CRM du client (le lead a ete supprime du central).
skip_identical — La fiche est identique des deux cotes, rien a faire. Ces actions sont masquees par defaut.
conflict_resolved — Un conflit (modification simultanee) a ete detecte et resolu automatiquement en gardant la version la plus recente.

Filtres disponibles : Par client, par type d'action, et par periode (aujourd'hui, 7 jours, 30 jours). Le toggle "Masquer les skips" permet de cacher les operations sans changement pour se concentrer sur l'essentiel.

Anomalies

Cet onglet regroupe toutes les situations qui necessitent votre attention ou une intervention. Les categories sont affichees en barre de filtres avec le nombre de cas pour chacune.

Fiches isolees

Orphelins

Une fiche existe dans le CRM du client mais pas dans le CRM central. Cela arrive typiquement quand un expert cree un lead directement dans son CRM client au lieu du CRM central.

Solutions possibles :

Reconcilier — Retrouver le lead equivalent dans le CRM central et faire le lien.
Ignorer — Marquer l'orphelin comme connu, il ne remontera plus dans les alertes.
Supprimer — Supprimer la fiche du CRM client si elle est invalide.

Erreurs de sync

Erreurs de synchronisation

Le moteur n'a pas reussi a synchroniser une fiche. L'operation a ete tentee mais a echoue.

Causes frequentes : permissions Notion modifiees, champ invalide ou mal formate, timeout de l'API Notion, valeur d'une propriete hors de la liste autorisee.

Cliquez "Retenter" dans le panneau detail du client pour relancer la synchronisation de la fiche concernee.

Modifications simultanees

Conflits

Un expert a modifie une fiche dans le CRM client pendant qu'elle etait aussi modifiee dans le CRM central. Le moteur a resolu le conflit automatiquement en conservant la version la plus recente (par timestamp).

Ces conflits sont loggues ici pour information. Si la resolution automatique semble incorrecte, verifiez la fiche directement dans Notion.

Echecs definitifs

Dead letters (echecs apres 3 tentatives)

Apres 3 tentatives echouees consecutives, une operation est mise de cote dans la file "dead letters". Le moteur arrete de reessayer automatiquement pour ne pas bloquer le reste de la synchronisation.

Necessite une intervention manuelle. Consultez le detail de l'erreur, corrigez la cause (ex: propriete invalide, permission manquante), puis relancez manuellement depuis le panneau client.

Tentatives repetees

Retry eleve

Ces fiches echouent a chaque cycle de synchronisation mais n'ont pas encore atteint le seuil des 3 tentatives. Le moteur continue de reessayer automatiquement.

Si elles persistent plusieurs cycles de suite, elles deviendront des "Echecs definitifs". A surveiller.

Desynchronisees

Hash mismatch (fiches desynchronisees)

La fiche est marquee comme synchronisee dans notre base, mais une verification de l'empreinte (hash) du contenu revele que les deux versions different. Cela peut arriver apres une mise a jour directe dans Notion, ou une corruption partielle.

Le prochain cycle complet (toutes les 6h) detectera et corrigera automatiquement ces ecarts. Aucune action manuelle necessaire sauf si le nombre est anormalement eleve.

Clients inactifs

Stale clients

Un client "stale" (inactif) est un client dont la derniere synchronisation date de plus d'une heure alors que le moteur tourne normalement.

Causes possibles :

Le circuit breaker de ce client est ouvert (trop d'erreurs consecutives).
Le client a ete desactive manuellement.
Probleme reseau ou indisponibilite temporaire de l'API Notion pour ce workspace.

Analytics

Cet onglet presente des graphiques et tableaux de bord pour analyser l'activite de synchronisation sur une periode donnee (24h, 7 jours, 30 jours, 90 jours).

Actions par jour — Evolution quotidienne du nombre de synchronisations.
Direction des syncs — Proportion Central → Client vs Client → Central. Permet de voir si les experts mettent plus a jour depuis le central ou depuis leur propre CRM.
Performance — Duree moyenne des operations, ratio traite/ignore.
Proprietes les plus modifiees — Quels champs (statut, email, telephone…) sont modifies le plus souvent.
Heatmap d'activite — Carte de chaleur croisant les clients et les jours pour visualiser les pics d'activite.
Tableau comparatif — Classement des clients par volume d'activite (creations, modifications, erreurs).

Systeme

Informations techniques sur l'infrastructure du moteur de synchronisation.

Circuit breaker — Protection automatique par client. Si l'API Notion repond avec trop d'erreurs consecutives pour un client donne, le circuit breaker "ouvre" et arrete les appels pendant quelques minutes. Il se referme automatiquement apres un delai, permettant au systeme de recuperer sans surcharger Notion. Etats : ferme (normal), entrouvert (test apres recuperation), ouvert (arret temporaire).
Rate limiter — Le moteur limite les appels a l'API Notion a 3 requetes par seconde pour respecter les quotas Notion et eviter les erreurs 429 (Too Many Requests).
Pool de connexions — Connexions actives a la base de donnees Supabase. Surveille pour eviter la saturation.
Scheduler (planificateur) — 3 taches planifiees :
- Sync incrementale — Toutes les 5 minutes. Traite uniquement les fiches modifiees depuis le dernier cycle.
- Sync complete — Toutes les 6 heures. Verifie l'ensemble des fiches, detecte les suppressions et les desynchronisations.
- Detection clients — Toutes les 10 minutes. Detecte automatiquement les nouveaux CRM unitaires crees dans Notion.

Glossaire

Terme	Definition
CRM central	La base Notion principale CRM_CLIENTS qui contient tous les leads de tous les clients Prospilot. C'est la source de verite.
CRM unitaire / CRM client	La base Notion propre a chaque client de Prospilot (ex: `CRM_CLIENT_TCM`, `CRM_CLIENT_SYNAPTIC`…). L'expert de ce client y travaille directement.
Synchronisation	Copie automatique des modifications entre le CRM central et les CRM clients. Le moteur detecte les changements et les propage dans les deux sens.
Central → Client	Une modification a ete faite dans le CRM central (par un manager, un script, ou une campagne) et elle est copiee vers le CRM du client concerne.
Client → Central	Un expert a modifie une fiche directement dans son CRM client (ex: il met a jour le statut d'un lead), et cette modification remonte vers le CRM central.
Cycle de sync	Un passage complet du moteur sur l'ensemble des clients actifs. Le cycle incremental dure quelques secondes et s'execute toutes les 5 minutes.
Fiche / Lead	Un contact dans le CRM (nom, entreprise, email, telephone, statut, campagne…). Chaque fiche a un identifiant unique.
Circuit breaker	Mecanisme de protection qui arrete temporairement les appels API Notion si trop d'erreurs consecutives sont detectees. Se referme automatiquement apres recuperation.
Hash	Empreinte numerique du contenu d'une fiche (calculee a partir de tous ses champs). Deux fiches identiques ont le meme hash. Utilise pour detecter les changements sans relire tout le contenu.
Orphelin	Fiche presente dans un CRM client mais absente du CRM central. Le moteur ne sait pas a quel lead central la relier.
Dead letter	Operation mise en quarantaine apres 3 echecs consecutifs. Ne sera pas rejouee automatiquement. Necessite une intervention manuelle.
Rate limiter	Limiteur de frequence d'appels API. Le moteur respecte un maximum de 3 requetes/seconde vers Notion pour eviter les blocages.
Dry run	Mode de test dans lequel le moteur detecte et calcule les modifications mais ne les applique pas. Utilise pour valider sans risque avant un deploiement en production.